V času gospodarskih kriz se marsikateri družbi zdi odveč zapravljati veliko časa in energije zaposlenih za izdelavo dokumenta, ki naj bi bralcem na obširen in všečen način predstavil stvari, ki jih (vsaj do določene mere) že poznajo. Projekt ima tako v marsikaterem podjetju nizko prioriteto in oznako »nujnega, zakonsko predpisanega zla«.
Zakonska prislia pa pomeni, da podjetja enostavno morajo pripraviti dokument, ga shraniti na računalnik z imenom »letno poročilo« ter vanj umestiti (tudi v najbolj izropani verziji) relativno obširne tekste, ki prikazujejo njihovo poslovanje v lanskem letu. Pri tem jim je prepuščena odločitev o kakovosti samega poročila ter vključitvi nekaterih vsebin, s katerimi lahko uresničujejo tudi druge cilje kot je preprosto izpolnjevanje zakonodaje.
Kdaj pričeti z izdelavo?
Za kakovostno izvedbo letnega poročila podjetja po mojem trdnem prepričanju potrebujejo najmanj dva meseca (od pričetka pisanja tekstov do objave). Temu je potrebno prišteti še čas za pripravo projekta, ki je po svoje celo najpomembnejša, saj opredeli vse vidike projekta in lahko vzame tudi zelo veliko časa, če vključuje izbiranje zunanjih izvajalcev preko tako imenovanih pitchev (tudi cel mesec). Glede na to, da je rok za objavo poročila za podjetja, ki kotirajo na borzi konec aprila, to pomeni, da se je izdelave smotrno lotiti v začetku januarja, da si s tem zagotovimo mirne prve sončne dni na morju ob praznikih konec aprila, namesto da nervozno opravljamo še zadnje korekcije v sobah polnih praznih kartonov »take away« hrane.
Kako pripraviti projekt?
V sklopu priprave letnega poročila je potrebno opredeliti izhodišča ter opredeliti cilje. Če boste v pripravo poročila vključili zunanje izvajalce je potrebno pripraviti tako imenovan »brief«, v katerem kar najbolj konkretno opredelite, kaj pričakujete od zunanjega izvajalca. Da to lahko storite se morate odločiti, kakšno poročilo sploh želite: v kakšni obliki naj bo (tiskano, spletno...), kaj želite s poročilom doseči (izpolniti zakonske zahteve, predstaviti pozitivno sliko o podjetju, prispevati k uspehu dokpaitalizacije in podobno). Zelo pomembno je, da določite tudi proračun za izdelavo, ki mora odražati vaše cilje. Brief naj vsebuje tudi natančen seznam kriterijev in njihovih ponderjev pri končni odločitvi. Tako bodo vsi povabljeni k oddaji rešitev natančno vedeli, katere stvari cenite bolj kot druge ter ustrezno prilagodili svoje izdelke.
Kaj je kakovostno letno poročilo?
Kakovostno letno poročilo je poročilo, ki bralcu ponudi prave informacije na kratek, jedrnat in zanimiv način. Bralca mora pritegniti z zanimivo zgodbo ter kreativnostjo koncepta, ter ustvariti pozitivno sliko o podjetju. Strukturirano je od splošnih informacij k specifičnim in bralca vodi skozi informacije na lahko razumljiv in logičen način. Teksti in oblikovalski elementi se morajo prepletati in dopolnjevati ter posredno odgovarjati na vprašanje: »Zakaj vlagati denar v družbo«. Oblikovalski elementi ne smejo biti zgolj okras poročila, ampak morajo vsebovati zanimive informacije in podpirati zgodbo, ki je predstavljena v tekstih.
Kako kakovostno poročilo potrebujemo?
Običajno bi vsa podjetja rada imela najboljše letno poročilo na svetu, po čim nižji ceni. Kot tudi sicer v življenju, je tudi pri letnem poročilu za kakovost potrebno plačati. Gre namreč za to, da boste za kakovostno poročilo potrebovali ekipo, ki bo vsebovala:
• Urednika vsebine, ki zelo dobro pozna vaše poslovanje, finance, s poudarkom na trgih kapitala in je ob tem še sposoben napisati zanimiv tekst.
• Oblikovalca, ki lahko vizualizira tudi zelo abstraktne ideje, ki jih želijo podjetja predstaviti na način ki ga bodo razumeli tudi uporabniki, ki običajno precej lažje razumejo xls tabele kot Byronovo poezijo.
• Vodjo projekta, ki bo sposoben zelo različne ljudi (običajno s precej velikim egom) motivirati in uskladiti njihovo delovanje na način, da bodo cilji projekta izpolnjeni.
• Druge kakovostne izvajalce nalog: lektorje, prevajalce, tiskarje in podobne.
Našteti člani ekipe torej posedujejo redka znanja, ki zaradi tega dosegajo visoko ceno. Nižanje cen pri najemanju teh izvajalcev neposredno zmanjšuje tudi kakovost poročila. Veliko lahko družba prihrani s kakovostno pripravo na projekt. Če natančno veste, kaj želite s projektom doseči, boste prejeli natančno kakovost, ki jo želite po optimalni ceni. Sicer se vam lahko zgodi ena od najpogostejših napak pri pripravi:
• Na hitro napisan tekst, združen z najboljšim dizajnom ne pomeni dobrega poročila.
• Lepi kvadratki in krogi v barvah iz CGP družbe, ki naj bi predstavljali »rast, stabilnost, pogled naprej in bog si ga vedi kaj še« niso dober dizajn letnega poročila
• Slabo napisano, slabo oblikovano poročilo natisnjeno na najboljši papir ni dobro letno poročilo.
• Letno poročilo ki zmaga na tekmovanju še ni kakovstno poročilo. Kakovostno porčilo sledi zahtevam vaših uporabnikov in izpolnjuje vaše cilje pri pripravi.
• Poročilo preneseno na internet še ni interaktivno letno poročilo.
• Letno poročilo ni namenjeno prodaji izdelkov vaše družbe.
• Najceneše poročilo ni možno izdelati, če vse stvari opravimo znotraj podjetja.
Sam svoj mojster, ali poročilo s police
Vprašanje najemanja zunanjih izvajalcev za izdelavo letnega poročila je zlasti pereče v času finančnih kriz, ko podjetja bolj kot kdajkoli prej potrebujejo vlagatelje, bančnike in poslovne partnerje na svoji strani in bi tako še kako potrebovala res dobro letno poročilo, ki bi k temu pripomoglo. Po drugi strani pa je to tudi čas, ko lahko dobesedno vsak evro odloča o preživetju in podjetja varčujejo pri vseh stroških.
Najenostavneje se je lotiti »varčevanja« tako, da se podjetje odpove vsem zunanjim svetovalcem in letno poročilo izdela z lastnimi močmi. A če upoštevamo koliko delovnih ur zaposlenih je bilo namenjenih za izdelavo, se hitro pokaže, da takšen pristop ne prinese varčevanja, pač pa le prenos stroškov iz storitev v stroške dela, medtem ko vpliva na dobiček in denarni tok podjetja ni. Če k temu dodamo, da je običajno takšen izdelek slabše kakovosti (ljudje, ki ga pripravijo pač letno izdelajo eno poročilo in le bežno sledijo trendom na tem področju v tujini...) je takšen pristop že v startu obsojen na neuspeh.
Varčevanje pri izdelavi letnega poročila se začne s postavitvijo novih ciljev in prioretizacijo. Vprašati se je potrebno: kaj uporabniki prepoznajo kot kakovost pri letnem poročilu, ter nato varčevati pri tistih delih, ki za našo ciljno skupino niso pomembni (denimo opustimo tisk, če ugotovino, da velika večina uporabnikov letno poročilo pregleduje na spletu).
Običajno je največje prihranke moč doseči z racionalizacijo procesa izdelave, boljšo pripravo in boljšim vodenjem projekta. S slednjim je potrebno poskrbeti, da se vsi sodelujoči v in izven podjetja s projektom ukvarjajo kar najmanj časa. To pa je možno le ob dobri pripravi. Vsakdo mora vedeti, kaj se od njega pričakuje, kakšni so njegovi roki za izdelavo in v kakšni obliki mora predati rezultate. S tem skrajšamo proces izdelave ter tudi prihranimo denar (denimo manj korektur, pomeni tudi manjši strošek oblikovanja in podobno).
Za konec
Odlično pripravljeno letno porčilo še nobenega podjetja ni rešilo pred propadom in sem povsem prepričan, da ga tudi v prihodnje ne bo. A po drugi strani verjamem tudi, da je letno poročilo osrednji dokument komunikacije z vlagatelji, bančniki, finančnimi novinarji in ostalo finančno javnostjo. In težko se spomnim boljšega načina, da jim podjetje jasno pove: «Nam je vseeno za vas,« kot je na hitro in površno pripravljeno letno poročilo.
Avtor: Simon Mastnak
Februar 2011.
finančno svetovanje, d.o.o.
